Zwolnienie przez maila? Niedługo to może być możliwe

Resort Rozwoju poprzez nową ustawę dotyczącą przechowywania dokumentacji pracowniczej chce pomóc przedsiębiorstwom oszczędzać. Obecnie pracodawcy są zobowiązani przechowywać dokumentację papierową przez 50 lat od zakończenia pracy przez daną osobę. Po zmianie termin ten byłby skrócony do 10 lat.

Ministerstwo swoją decyzję argumentuje chęcią odciążenia budżetów przedsiębiorców. Według rządowych obliczeń koszt przechowywania akt osobowych w formie papierowej to około 130 mln zł.

"Projekt zakłada, że każdy pracodawca będzie mógł gromadzić i przechowywać akta osobowe i dokumentację związaną ze stosunkiem pracy albo w dotychczasowej papierowej postaci, albo w postaci elektronicznej. Możliwe będzie również przechowywanie akt pracowniczych w postaci mieszanej. Wybór będzie należał do pracodawcy i wszystkie postacie akt będą miały jednakową moc prawną" - czytamy na stronie ministerstwa.

Oznacza to, że umowy o pracę będą mogły być zawierane w formie pisemnej lub elektronicznej. Tak samo pracownik będzie otrzymywał informacje o zmianie warunków zatrudnienia oraz rozwiązaniu umowy. Jednak takie maile będą musiały być potwierdzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Natomiast w sytuacjach, w których przepisy Kodeksu pracy wymagają własnoręcznego podpisu, zwykła wiadomość elektroniczna nie będzie miała odpowiedniej mocy prawnej. Aby e-mail był ważny, będzie musiał posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny.

Nowy sposób prowadzenia dokumentacji ma dotyczyć osób, które zostały zatrudnione po 31 grudnia 1998 r. Zgodnie z planami Ministerstwa Rozwoju niektóre przepisy zaczną obowiązywać od czerwca 2017 r. Natomiast cały dokument zostanie wprowadzony rok później.