Jaka powinna być korespondencja służbowa

Twoja korespondencja służbowa jest wizytówką firmy i ma duże znaczenie w kontakcie z klientami czy kontrahentami firmy. Wiadomości mailowe mają takie samo znaczenie, jak oficjalna korespondencja wysyłana drogą tradycyjną. Zachowaj więc wszystkie zasady, jakich trzeba się trzymać podczas pisania normalnego listu. Wpisz tytuł wiadomości, który poinformuje odbiorcę o jej zawartości.

Szanowny Panie, a nie cześć i czołem
Zadbaj o odpowiednie powitanie. Używaj bezpiecznych i sprawdzonych sformułowań — „Szanowny Panie” lub ewentualnie „dzień dobry”. Popularne i często używane „Witam” najlepiej wyrzuć ze słownika – jest ono uważane za bezosobowe i w korespondencji mailowej niezbyt dobrze widziane.

Jasność i zrozumienie, imię i nazwisko
Błędy, literówki, brak podpisu czy tematu wiadomości są w korespondencji mailowej niedopuszczalne. Podobnie jak długa, skomplikowana treść. Mail ma być prosty, jasno sformułowany, konkretny. Pisz go standardową czcionką, nie nadużywaj wielkich liter i znaków interpunkcyjnych wyrażających emocje (np. wykrzyknik). Źle widziane są też emotikonki. Zadaj też o właściwą treść wiadomości. Sprawdź, czy nie ma w niej błędów ortograficznych.
Pamiętaj, by każdego maila podpisywać imieniem i nazwiskiem. Jeśli masz stopkę, zadbaj, by znalazły się w niej informacje o Twoim stanowisku i firmowe dane kontaktowe.

Buziaczek@... nie brzmi zawodowo
Pamiętaj również, by maile związane ze sprawami zawodowymi wysyłać z firmowej poczty elektronicznej. Jedynie w przypadku, gdy w firmie zdarzy się awaria serwerów (a zdarza się często) możesz sobie pozwolić na wysłanie oficjalnej wiadomości z prywatnego adresu mailowego. Musi on być jednak poważny – najlepiej, jakby zawierał w nazwie Twoje imię i nazwisko i był na poważnej domenie (onet, wp, gmail, interia). Nazwy zdrobniałe, śmieszne czy nieeleganckie na domenach typu buziaczek.pl gwarantują, że żaden klient nie potraktuje cię poważnie. Anna Banaszkiewicz