Przychodzi inspektor pracy na kontrolę…

Zacznijmy od tego, że do kontroli organów Państwowej Inspekcji Pracy nie trzeba się specjalnie przygotowywać, a pracodawca, który przestrzega prawa pracy, w szczególności przepisy i zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisy dotyczące legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej, nie powinien się obawiać wizyty inspektora pracy. Jak dokładnie przebiega taka kontrola? Co jest jej przedmiotem? Jakie kary grożą tym pracodawcom, którzy prawa pracy nie przestrzegają? Czy tylko kontrole?

Kontrola — czego dokładnie?

Do zadań Państwowej Inspekcji Pracy należy nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych. PIP sprawdza również legalność zatrudnienia oraz wykonywanie pracy przez cudzoziemców, a także wiele innych obszarów — co roku urzędnicy nadzorują nawet kilkadziesiąt tysięcy różnych firm. Do celów takiej wizyty w zakładzie pracy należy przede wszystkim ustalenie stanu faktycznego — czyli w jaki sposób są realizowane prawa i obowiązki w zakresie BHP oraz prawa pracy. Podstawą prawną dla działań urzędu jest Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy. Przepisy, których zapisów musi przestrzegać pracodawca, to przede wszystkim Kodeks pracy i Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. PIP może skontrolować zarówno przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, jak i wszystkie rodzaje spółek, bez względu na branżę.

Kogo kontrolują?

Kontroli Państwowej Inspekcji Pracy podlegają m.in.:
1) pracodawcy — a w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli legalności zatrudnienia także niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy,
2) podmioty świadczące usługi pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego oraz pracy tymczasowej,
3) przedsiębiorcy, do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni,
4) pracodawcy delegujący pracowników na terytorium RP,
5) przedsiębiorcy albo inne jednostki organizacyjne, na rzecz których w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi - w zakresie wypłacania takim osobom wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej,
— zwani dalej "podmiotami kontrolowanymi".

Co, gdzie, kiedy?

Co dokładnie sprawdza inspekcja? Czas pracy, urlopy, zatrudnianie młodocianych, obcokrajowców i osób z niepełnosprawnością, uprawnienia rodzicielskie, wypłaty wynagrodzeń (m.in. terminy i stawki), opłaty składek na Fundusz Pracy, przestrzeganie wymagań BHP.

PIP przeprowadza również kontrole wyrobów wprowadzonych do obrotu lub oddanych do użytku pod względem spełniania przez nie zasadniczych lub innych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

„Program działania Państwowej Inspekcji Pracy na lata 2022-2024” — co to za dokument?
— Państwowa Inspekcja Pracy opracowuje wieloletnie i jednoroczne programy działania. Rok 2023 jest drugim rokiem realizacji trzyletniego Programu działania PIP na lata 2022-2024 — wyjaśnia Jarosław Kowalczyk, okręgowy inspektor pracy w Olsztynie. — Ogółem, w 2023 r. planujemy przeprowadzić na terenie województwa warmińsko-mazurskiego 2,2 tys. kontroli. Na coraz większą skalę wprowadzamy także pozakontrolne formy działań, szczególną wagę przywiązując do działań prewencyjnych z zakresu prewencji wypadkowej i szeroko rozumianej promocji ochrony pracy. W ramach zadań, koordynowanych centralnie, różnymi formami działań prewencyjno-promocyjnych zamierzamy objąć przynajmniej 1,8 tys. podmiotów (pracodawców i przedsiębiorców, pracowników, rolników indywidualnych, uczniów, studentów i innych odbiorców działań).

Na lata 2022-2024, przyjęte zostały trzy kluczowe priorytety w działalności Państwowej Inspekcji Pracy. Są to:
— strategia kontroli i działań prewencyjnych dla sektora budowlanego,
— strategia kontroli zagrożeń chemicznymi czynnikami środowiska pracy,
— strategia wzmożonego nadzoru nad zakładami pracy.

Jeśli PIP pragnie dokonać inspekcji w siedzibie przedsiębiorstwa, kierownictwo ma obowiązek udostępnić wszystkie pomieszczenia swojej siedziby, zakładu pracy oraz innych jednostek czy miejsc, w których przechowywane są dokumenty. Kontroler może dokładnie oglądać wszystkie pomieszczenia, maszyny czy sprzęty. Może ponadto żądać wyjaśnień, rozmawiać z pracownikami, a nawet wzywać byłych pracowników. Dodatkowo niektóre z czynności mogą odbywać się w okręgowych i głównych siedzibach inspektoratu pracy.

Czyli — w praktyce możliwa jest więc kontrola PIP bez zapowiedzi, możliwe jest jednak zawiadomienie przez urzędników o swoich planach.

Jakie dokumenty sprawdza PIP?

Przede wszystkim akta osobowe pracowników i wszystkich osób współpracujących na zasadzie różnych umów, w tym aktualność szkolenia z zakresu BHP, wprowadzone instrukcje, procedury i regulaminy, plany, rysunki, dokumentację techniczną, dokumentację dotyczącą np. budowy czy przebudowy zakładu pracy, decyzje innych organów kontroli, np. ZUS czy urzędu skarbowego.

Ile lat wstecz sięga inspekcja? Prawo nie mówi dokładnie, z jakiego okresu dokumentacja może być analizowana. Najczęściej jednak kontroler bada dokumenty do 3 lat wstecz — po 3 latach dochodzi do przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. Ale wszystkie terminy dotyczące przechowywania dokumentacji warto dokładnie znać i nie skracać tego okresu samodzielnie.

W zakresie prawnej ochrony pracy priorytetem działań Państwowej Inspekcji Pracy pozostają kontrole dotyczące czasu pracy oraz wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy. Są to najczęściej naruszane unormowania, co potwierdzają dane statystyczne, w tym zgłaszane do urzędu skargi, z których blisko połowa dotyczy kwestii związanych z przedstawioną tematyką.

Kontynuowane są również czynności sprawdzające przestrzeganie zakazu zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach wskazujących na istnienie stosunku pracy, a także przepisów o minimalnej stawce godzinowej dla osób świadczących pracę na podstawie umów zlecenia i umów o świadczenie usług. W tych obszarach nadal ujawniane są znaczące nieprawidłowości, dlatego też weryfikacji wymagają warunki świadczenia pracy na podstawie umów zlecenia i umów o dzieło, a także umów zawartych z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą — w szczególności z uwzględnieniem powtarzalności ich zawierania.

Była kontrola — i co?

Łamanie praw pracowników, np. niedotrzymanie terminu wypłaty, wybór niewłaściwego rodzaju umowy, brak badań lekarskich… Kontrola PIP może wykazać właśnie tego typu uchybienia i nieprawidłowości. Wszystkie one zostają ujęte w protokole, czyli dokumencie kończącym inspekcję, popisanym przez inspektora pracy, który przeprowadził kontrolę, oraz osobę reprezentującą podmiot kontrolowany.

Jeszcze przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu. Inspektor pracy przeprowadzający kontrolę zobowiązany jest zbadać zgłoszone zastrzeżenia i — w przypadku stwierdzenia ich zasadności — zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu.

Kary i konsekwencje za łamanie prawa i nieprawidłowości obejmują m.in. mandat w wysokości 1000-2000 zł lub grzywnę 1000-30 000 zł, nakaz usunięcia uchybień w konkretnym terminie, nakaz wstrzymania prac lub działalności, nakaz wykonania badań i pomiarów, wyciągnięcie konsekwencji w stosunku do winnych.

Ponadto Państwowa Inspekcja Pracy prowadzi różnorodne działania prewencyjno-promocyjne na rzecz wykonywania przez obywateli Ukrainy legalnej pracy na terytorium RP, a także działania informacyjne dot. pracy zdalnej. Uzupełnieniem działań edukacyjno-informacyjnych urzędu są konkursy i konferencje tematyczne, a także udostępnianie wszystkim zainteresowanym publikacji i materiałów do samokształcenia. Uczestniczymy również w targach, wystawach i spotkaniach branżowych dotyczących bezpieczeństwa i prawa pracy.

Warto dodać, że Okręgowy Inspektorat Pracy w Olsztynie został uhonorowany certyfikatem uznania przez Europejski Urząd do spraw Pracy, za zrealizowanie 3 edycji akcji informacyjno-poradniczej "Patent na pierwszą pracę". Akcja, którą kierujemy do młodzieży szkolnej i akademickiej podejmującej pracę sezonową na terenie województwa warmińsko-mazurskiego, jak również do przedsiębiorców i pracodawców zatrudniających lub w przyszłości zamierzających powierzać pracę osobom młodym. Ma ona na celu upowszechnienie wiedzy o przepisach prawa pracy przy zatrudnianiu, w szczególności o uprawnieniach i obowiązkach związanych z określonymi rodzajami umów, czasem pracy, wynagrodzeniem oraz zagrożeniami zawodowymi, które mogą wystąpić podczas wykonywania pracy. W ramach kampanii w miejscowościach turystycznych na terenie Warmii i Mazur pojawiają się specjalne stoiska, przy których można skorzystać z pomocy prawnej ekspertów Okręgowego Inspektoratu Pracy w Olsztynie oraz otrzymać ulotki i broszury z zakresu prawa pracy i bhp. Wydarzeniu towarzyszą również relacje mediów, w tym Gazety Olsztyńskiej.
Magdalena Maria Bukowiecka