Zarząd wspólnoty kontra zarządca - co wybrać?

Każda wspólnota mieszkaniowa, by była efektywnie zarządzana i utrzymywana, powinna mieć zarząd. Jeśli dodatkowo wspólnota składa się z więcej niż siedmiu lokali, Ustawa o własności lokali (tekst jednolity: Dz.U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903) nakazuje wyznaczenie swojego zarządu. Czym jest zarząd? Najkrócej - organem, w skład którego wchodzą najczęściej przedstawiciele właścicieli lokali w danej wspólnocie. Mówi się wtedy o zarządzie właścicielskim. Ta sama ustawa pozwala też zlecić zarząd zewnętrznemu zarządcy, najczęściej całej firmy. Wtedy mówimy o zarządzie powierzonym.

Jakże jednak często wśród mieszkańców i właścicieli lokali znajdujących się we wspólnotach mieszkaniowych określeń „zarząd” i „zarządca wspólnoty” używa się zamiennie. Tymczasem już z definicji zawartych we wspomnianej Ustawie widać, że różnią się one od siebie — nie tylko nazwą. Tym bardziej warto zatem znać te różnice i wiedzieć, które z rozwiązań jest lepsze dla mieszkańców, wspólnoty i samej nieruchomości.

Zarząd
W sytuacji, gdy wspólnota nie decyduje się na zlecenie wszelkich obowiązków związanych z zarządzaniem nieruchomością wspólną, czyli na zarząd powierzony — wybiera zarząd samodzielnie i sama odpowiada za należyte utrzymanie budynku. A to nie jest zadanie łatwe: zarządzanie nieruchomością oznacza konieczną znajomość przepisów prawa, wiedzę o zarządzaniu, najróżniejsze umiejętności, a przede wszystkim czas i środki, choćby własny samochód. Ustawa mówi jasno: Zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali. Zarząd odpowiada za wszystkie bieżące czynności związane z utrzymaniem części wspólnych nieruchomości. Są to m.in. remonty, sprzątanie czy odśnieżanie i dbanie o bezpieczeństwo użytkowania budynku.

Zarządca nieruchomości
W sytuacji, kiedy wspólnota nie jest w stanie pozwolić sobie na zarząd właścicielski, musi wybrać zarządcę. Zarządca nieruchomości to osoba wykonująca zadania powierzone jej przez właściciela nieruchomości — czyli kompleksowa obsługa, podejmowanie decyzji związanych z jej zarządzaniem oraz analizowanie i monitorowanie czynników mających wpływ na prowadzenie racjonalnej gospodarki nieruchomością. To zarządca podejmuje decyzje i wykonuje czynności, których celem jest utrzymywanie nieruchomości w stanie nie pogorszonym, zgodnie z jej przeznaczeniem. Do zadań zarządcy nieruchomości należy również zapewnienie najbardziej efektywnego wykorzystania danej nieruchomości. Doradza on właścicielom w zakresie działań mających na celu utrzymanie dobrego stanu nieruchomości, a także jej rozwoju. Dzięki temu możliwe jest utrzymanie, a nawet zwiększenie zysku, który przynosi dana nieruchomość oraz podniesienie jej wartości rynkowej.

Do 1 stycznia 2014 r. zarządcą nieruchomości mogła zostać jedynie osoba posiadająca odpowiednie wykształcenie, praktykę zawodową oraz licencję. Obecnie licencja zarządcy nie jest wymagana i funkcję tę może pełnić osoba wyznaczona przez właściciela lub wspólnotę, niezależnie od wykształcenia, po podpisaniu umowy o sprawowanie zarządu nad daną nieruchomością. Zarządcą może zostać jedynie osoba niekarana, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za możliwe wyrządzenie szkód.

Obowiązki i prawa zarządcy
Racjonalne prowadzenie gospodarki nieruchomością pozwala zoptymalizować koszty jej utrzymania oraz zwiększyć zyski. Żeby zrealizować te cele, zarządca posiada szereg uprawnień oraz obowiązków, które jasno wskazuje Ustawa o gospodarce nieruchomościami.

Uprawnienia zarządcy nieruchomości obejmują wykonywanie wszelkich czynności mających na celu reprezentowanie jej właściciela. Zarządca ma prawo m.in. do rozpoczęcia działań windykacyjnych, jeżeli występują zaległości w opłatach za użytkowanie lokalu w danej nieruchomości, zwoływania zebrań wspólnoty czy zawierania umów z dostawcami usług wykonywanych na rzecz nieruchomości.

Do podstawowych obowiązków zarządcy należy stosowanie się do przepisów prawa oraz działanie zgodne z etyką zawodową. Zarządca prowadzi spis meldunkowy i dba o dobry stan techniczny budynku. Zobowiązany jest również do prowadzenia dokumentacji finansowej i technicznej nieruchomości, przygotowywania i wprowadzania w życie uchwał, które wcześniej zatwierdziła wspólnota.

Zarząd czy zarządca — co wybrać?
Choć wciąż wiele wspólnot mieszkaniowych broni się przed zatrudnianiem zarządców nieruchomości, wyspecjalizowanych w świadczeniu takich usług — wiele argumentów przemawia jednak ZA powierzeniem zarządzania nieruchomością fachowcom.

Jeden z najważniejszych argumentów to szerokie doświadczenie zarządców i firm — oni po prostu znają swoje obowiązki oraz wymogi, które na zarządców nakłada polskie prawo. Pamiętajmy też o odpowiedzialności. Choć na pozór zarząd właścicielski wspólnoty jest rozwiązaniem wygodnym — odpowiedzialność członka zarządu jest dokładnie taka sama, jak zarządcy. W praktyce członek zarządu musi więc znać wszelkie uregulowania i procedury przewidziane ustawami. Idealny zarząd powinien także składać się z osób posiadających interdyscyplinarną wiedzę zorientowaną na zarządzanie nieruchomościami oraz mogących sobie pozwolić na poświęcenie dużej ilości wolnego czasu wspólnocie.

Dodatkowo, członkowie zarządu nie zajmują się tylko zebraniami i planowaniem. Odpowiadają za należyte przeprowadzanie wszelkich prac związanych z utrzymaniem nieruchomości we właściwym stanie. To oni reprezentują też wspólnotę w kontaktach z instytucjami i osobami trzecimi. I tu już robi się poważnie: osoba odpowiedzialna za takie kontakty w imieniu wspólnoty powinna posiadać wyspecjalizowaną wiedzę prawniczą, aby zawierać korzystne dla wspólnoty mieszkaniowej umowy i dbać o jej interesy.

Pamiętajmy też, że zatrudnienie zarządcy nie oznacza braku kontroli nad nieruchomością! Przekonanie, że oddając zarządzanie wspólnotą osobie trzeciej — jej członkowie tracą kontrolę nad tym, co dzieje się z budynkiem — to mit. Ustawa o własności lokali gwarantuje możliwość kontroli oraz pełnego wglądu w dokumentację wspólnoty oraz czynności zarządcy. Mieszkańcy mają zatem prawo do dowolnego i bieżącego sprawdzania wszelkich dokumentów dotyczących funkcjonowania wspólnoty ze szczególnym uwzględnieniem wyciągów bankowych, faktur czy umów wiążących wspólnotę na przykład z dostawcami mediów. Należy podkreślić, że w żadnym wypadku zarządca bądź zarząd wspólnoty nie mogą odmówić właścicielowi lokalu kontroli dokumentacji, a jedynie sprecyzować sposób przetwarzania takich danych.
Magdalena Maria Bukowiecka