Jak usprawnić obieg dokumentów księgowych i pracowniczych dzięki digitalizacji?
2025-05-08 15:18:01(ost. akt: 2025-05-08 15:38:12)
Artykuł
sponsorowany
Opóźnienia, błędy, brak przejrzystości i kontroli nad tym, gdzie aktualnie znajduje się faktura czy wniosek pracowniczy – to codzienne problemy wielu firm, które wciąż polegają na tradycyjnych formach przekazywania dokumentów. Coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega, że rozwiązaniem tych wyzwań jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – systemu, który automatyzuje i porządkuje procesy związane z obsługą dokumentacji. Jak go wdrożyć, poprawiając workflow, a także efektywność operacyjną przedsiębiorstwa? Wyjaśniamy.
Obieg dokumentów księgowych i pracowniczych – gdzie najczęściej pojawiają się problemy?
Mimo coraz szybszego rozwoju technologii codziennością wielu firm wciąż jest tradycyjny obieg dokumentów bazujący na dokumentach papierowych, e-mailach czy nieformalnym przekazywaniu informacji. Pracownicy drukują faktury lub wnioski urlopowe, podpisują je ręcznie, skanują, wysyłają dalej. Często odbywa się to bez jasno określonych procedur, terminów czy przypisania odpowiedzialności. W efekcie trudno zweryfikować, na jakim etapie znajduje się procesowany dokument, kto ma go zatwierdzić, czy trafił do odpowiedniego działu itd.
W przypadku obiegu dokumentów księgowych częstym problemem jest też brak ujednoliconych zasad. Faktury trafiają do różnych osób, niektóre są zatwierdzane mailem, inne podpisywane fizycznie. To samo dotyczy dokumentów pracowniczych, takich jak wnioski o urlop, korekty czasu pracy czy umowy.
W praktyce każdy proces wygląda inaczej, a przepływ dokumentów bywa przypadkowy. To zaś prowadzi do opóźnień, pomyłek i utrudnia zarządzanie dokumentami w całej firmie.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie — co zmienia i usprawnia?
Elektroniczny system obiegu dokumentów to rozwiązanie umożliwiające zarządzanie obiegiem dokumentów za pomocą dedykowanego oprogramowania (EOD, Elektroniczny Obieg Dokumentów). Proces obiegu dokumentów rozpoczyna się od ich wprowadzenia do systemu – w postaci cyfrowej lub po uprzedniej digitalizacji materiałów papierowych. W drugim przypadku może to być ręczne dodanie pliku PDF, skan bądź automatyczne rozpoznanie danych za pomocą OCR (ang. Optical Charakter Recognition). Wygenerowany lub wprowadzony dokument trafia do zdefiniowanego obiegu (workflow). Przykładowo, faktura zostaje przypisana do odpowiedniego projektu, wysłana do akceptacji przez przełożonego i przesłana do działu księgowości. Zasady przepływu dokumentów określa się w systemie, można też je na bieżąco modyfikować. W przypadku niektórych systemów informatycznych możliwa jest nawet zmiana sposobu pracy workflow w czasie rzeczywistym.
Użytkownik platformy może zatem określić, kto ma dostęp, kto zatwierdza, a kto tylko przegląda określone dokumenty. Każda rola wiąże się z odpowiednimi uprawnieniami zapewniającymi bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami. Przejrzysta architektura systemu pozwala na szybką orientację w statusie dokumentu i jego historii. Dodatkowo dokumenty są przechowywane w wersji elektronicznej, co eliminuje potrzebę fizycznego archiwizowania. Takie rozwiązanie wpisuje się w szerszy kontekst zarządzania informacją, wspiera zarządzanie dokumentami, ich wersjonowanie, wyszukiwanie i obieg informacji między działami.
Na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu, by dopasować elektroniczny system obiegu dokumentów do potrzeb firmy?
Wybierając dobry system do zarządzania obiegami dokumentów, warto zwrócić uwagę na co najmniej kilka aspektów. Po pierwsze: platforma EOD musi być dostosowana do realnych potrzeb firmy, umożliwiając obsługę różnych typów dokumentów. Po drugie: oprogramowanie powinno być elastyczne i umożliwiać późniejszą rozbudowę, ponieważ tylko wtedy można je dostosowywać do zmiennych potrzeb organizacji. Po trzecie: istotna jest intuicyjność interfejsu, możliwość ustandaryzowania aplikacji powstających na bazie systemu i funkcja pracy zarówno z poziomu przeglądarki, jak i aplikacji mobilnej. Kluczowe jest też, by system elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiał łatwą integrację z innymi systemami informatycznymi w firmie: np. ERP czy WMS, ponieważ to zapewnia sprawny przepływ informacji pomiędzy platformami. Wdrożenie systemu EOD w firmie może jej zapewnić oszczędność czasu, lepszą kontrolę nad procesami, zgodność z przepisami oraz ułatwić współpracę między działami i obsługę dokumentów. Warto więc podejść do tematu strategicznie i wybrać rozwiązanie, które odpowiada bieżącym potrzebom, ale będzie wspierać firmę także w dłuższej perspektywie.
Komentarze (0) pokaż wszystkie komentarze w serwisie
Komentarze dostępne tylko dla zalogowanych użytkowników. Zaloguj się.
Zaloguj się lub wejdź przez