Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Czym jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (w skrócie: zfśs) to środki, które są gromadzone przez pracodawcę na oddzielnym rachunku bankowym, do dalszego ich wykorzystania na cele socjalne. Środki zgromadzone w ramach funduszu socjalnego pochodzą z odpisów. Realizację działalności funduszu pracodawca dokonuje poprzez stosowny odpis na fundusz naliczany na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 37,5%. Możliwe jest również dokonywanie dodatkowych odpisów fakultatywnych, co uzależnione jest od uznania pracodawcy. Szczegółowa procedura ich naliczania, jak również zasady tworzenia i funkcjonowania zfśs została przedstawiona w ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Czy obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dotyczy każdego pracodawcy?

Do tworzenia zfśs zobowiązani są wszyscy pracodawcy, którzy wg. stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych lub samorządowych zakładów budżetowych tworzą zfśs bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Natomiast pracodawcy zatrudniający (wg. stanu na 1 stycznia) co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Niezależnie od powyższych reguł, pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) nie muszą tworzyć zfśs, ale mogą wypłacać uprawnionym świadczenia urlopowe.

Na jakich zasadach powinno być wypłacane świadczenie urlopowe?

Alternatywą dla funduszu socjalnego powinno być świadczenie urlopowe. Świadczenia takie nie są wypłacane z zfśs. Ponadto należą się wszystkim pracownikom, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Dodatkowo wysokość świadczenia urlopowego nie jest uzależniona od sytuacji materialnej, rodzinnej czy zdrowotnej pracownika, jak również nie może być zależna od stażu pracy. Prawo do otrzymania świadczenia urlopowego ma pracownik, który w danym roku kalendarzowym korzysta z nieprzerwanego 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Istotne jest, że 14 dni oznacza łącznie dni kalendarzowe, a nie tylko dni robocze. Nie jest tu ważne, czy w trakcie urlopu wypadło święto, ani ile dni urlopu pracownik rzeczywiście wykorzystał. Pracodawcy, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) mogą zrezygnować zarówno z tworzenia zfśs, jak i wypłacania świadczenia urlopowego. Trzeba jednak pamiętać, aby o tym fakcie powiadomić swoich pracowników najpóźniej do końca stycznia danego roku.

W jaki sposób pracodawca zobowiązany do utworzenia funduszu może zwolnić się z tego obowiązku?

Podjęcie decyzji o nietworzeniu lub rezygnacji z tworzenia zfśs jest w świetle prawa dopuszczalne, jednak zostało obwarowane pewnymi wymogami. Postanowienie w sprawie nietworzenia funduszu powinno co do zasady zostać uregulowane w akcie wewnątrzzakładowym, np. układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Należy podkreślić, że zmiany układu dokonuje się w trybie określonym w dziale XI Kodeksu pracy, a zmiany regulaminu wynagradzania w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową lub z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów, jeżeli w zakładzie nie działają związki zawodowe. Rezygnacja z tworzenia funduszu może nastąpić na czas nieokreślony lub określony (np. na czas przejściowych trudności finansowych pracodawcy), w tym ostatnim przypadku niezbędne jest precyzyjne wskazanie okresu, w którym fundusz nie będzie tworzony. Możliwość rezygnacji z funduszu nie dotyczy pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, gdyż mają oni obowiązek tworzyć fundusz bez względu na stan zatrudnienia.

O jakich podstawowych wymaganiach formalnych należy pamiętać tworząc zakładowy fundusz świadczeń socjalnych?

Zasady i warunki korzystania ze świadczeń funduszu, jak również zasady przeznaczania środków z funduszu na określone cele oraz rodzaje działalności socjalnej wskazuje pracodawca w regulaminie zfśs. Wynika to wprost z art. 8 pkt 5 ustawy o zfśs. Regulamin uzgadniany jest z zakładowymi organizacjami związkowymi, a w przypadku, gdy związki zawodowe nie działają u pracodawcy, dokonuje się tego z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs).

Czy powołanie komisji socjalnej jest obowiązkowe? Jakie zadania pełni taka komisja?

W praktyce w zakładach pracy często regulamin funduszu przewiduje powoływanie tzw. komisji socjalnej. Nie wynika to wprost z przepisów ustawy o zfśs. Zadaniem komisji jest zazwyczaj wspieranie pracodawcy i doradzanie mu w dysponowaniu środkami funduszu. Komisja uczestniczy również w m.in. zbieraniu wniosków o przyznanie świadczenia oraz innych wymaganych dokumentów, jak też we wstępnej kwalifikacji wniosków. Komisja socjalna może (o ile wynika to z samego regulaminu funduszu) posiadać prawo do kształtowania wewnątrzzakładowej polityki socjalnej, np. przyznawania świadczeń, pod warunkiem jednak, że w jej skład wchodzi pracodawca i przedstawiciele organizacji związkowych, a w przypadku gdy związki nie działają w zakładzie pracy będzie to wybrany przedstawiciel ogółu załogi. Podkreślić należy, że pomimo powołania komisji socjalnej środkami z funduszu administruje i odpowiada za nie pracodawca (art. 10 ustawy o zfśs).

Na jaki cel mogą zostać przeznaczone środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i kto może je otrzymać?

Ustawa określa na jaki cel mogą być przeznaczone środki z funduszu, aczkolwiek nie jest to katalog zamknięty. Wśród propozycji, które wskazał ustawodawca znalazły się m.in.: dofinansowanie wypoczynku pracownika lub jego dzieci (tzw. wczasy pod gruszą), zapomogi dla pracownika dotkniętego zdarzeniami losowymi lub chorującego na przewlekłe choroby, czy opiekującego się niepełnosprawnymi dziećmi, dofinansowanie świadczeń o charakterze sportowo-rekreacyjnym i kulturowo-oświatowym, jak też na tworzenie przyzakładowych żłobków i przedszkoli. Ponadto środki z funduszu mogą być przeznaczone na finansowanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe. Środki z funduszu socjalnego, o czym wielokrotnie wypowiadały się sądy, nie mogą być przeznaczone na np. polisy ubezpieczeniowe, składki na ubezpieczenie społeczne, premie i nagrody, opłacanie opieki medycznej, finansowanie dojazdów do/z pracy lub finansowanie przyzakładowej stołówki.

Czy pracownicy mogą otrzymywać świadczenia z funduszu w równej wysokości?

Wysokość wypłat z funduszu uzależniona powinna być od indywidualnej oceny sytuacji socjalnej każdego pracownika, stąd też kwoty przyznawanych świadczeń należy różnicować. W art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs ustawodawca wyraźnie podkreślił, że wysokość świadczenia z zfśs zależeć powinna od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Zakres osób uprawnionych do korzystania z funduszu jest szeroki i może obejmować: pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów – byłych pracowników wraz z rodzinami (zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego emeryt może korzystać z zfśs u pierwszego pracodawcy, od którego odszedł na emeryturę, nawet wtedy, gdy zatrudnił się w innej firmie), jak również osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie funduszu prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych.

W związku z ostatnimi wydarzeniami, czy dla pracowników dotkniętych powodzią jest możliwe uzyskanie pomocy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych?
Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi, środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być przeznaczone na cele związane z pomocą dla poszkodowanych zatrudnionych u pracodawcy, który utworzył fundusz, a także dla poszkodowanych zatrudnionych u innego pracodawcy, w okresie wskazanym w przepisach wydanych na podstawie art. 1 ust. 2 powyższej ustawy, tj. do dnia 31 grudnia 2024 r.

Okręgowy Inspektor Pracy w Olsztynie
Kontakt e-mail: kancelaria@olsztyn.pip.gov.pl