Jak kontaktować się z urzędami?

Poprzez naszą stronę na profilu społecznościowym oraz w wydaniu "Gońca Bartoszyckiego" z 25 marca zapytaliśmy Was o kontakty z bartoszyckimi urzędami. W poniedziałek 22 marca wysłaliśmy drogą mailową pytania do urzędów z naszego powiatu z prośbą o odpowiedź do piątku 25 marca. Urzędników zapytaliśmy o to, w jaki sposób ograniczyli osobisty kontakt z mieszkańcami, w jakiej formie mieszkańcy mogą kontaktować się w urzędem, za pomocą jakiego kanału komunikacji oraz w jakim terminie otrzyma odpowiedź.

Warto zwrócić uwagę na dostępność form komunikacji. Kontakt osobisty, telefoniczny i droga pocztowa są dostępne dla każdego. Poczta elektroniczna staje się powszechna. W lutym 2020 roku na stronie gov.pl wskazano, że bezpłatny profil zaufany ma ponad 5 milionów Polaków. Z kolei podpis kwalifikowany jest usługą płatną i w 2019 roku w Polsce wydano pół miliona certyfikatów podpisu kwalifikowanego.

Jeszcze tego samego dnia otrzymaliśmy odpowiedź z Urzędu Miasta w Górowie Iławeckim oraz z Urzędu Gminy w Bartoszycach. Urząd Miejski w Bisztynku odpowiedział telefonicznie. Dzień później odpowiedział Urząd Gminy w Górowie Iławeckim. W piątek otrzymaliśmy odpowiedzi ze Starostwa Powiatowego w Bartoszycach oraz Urzędu Miejskiego w Sępopolu.

Urząd Miasta w Górowie Iławeckim poinformował, że nadal możliwy jest osobisty kontakt, ograniczono jedynie możliwość swobodnego przemieszczania się po budynku ratusza. Osoba dyżurująca prosi właściwego urzędnika, który rozmawia z petentem. Z urzędem możemy kontaktować się w dowolnej formie: osobiście, telefonicznie, za pomocą poczty e-mail, czy profilu zaufanego. Odpowiedź w swojej sprawie otrzymamy „niezwłocznie”.

W Urzędzie Miejskim w Bisztynku ograniczono obsługę interesantów. Kontakt jest możliwy za pomocą poczty tradycyjnej, elektronicznej lub skrzynki podawczej (w urzędzie). Obsługa osobista jest możliwa po telefonicznym uzgodnieniu. Odpowiedź otrzymamy w wybranej przez nas formie w terminach urzędowych.

Urząd Gminy Bartoszyce poinformował, że petenci mogą kontaktować się osobiście, jednak liczba osób przebywających w Urzędzie jest ograniczona. Możliwa jest każda forma kontaktu. Zawsze mieszkaniec otrzyma odpowiedź w swojej sprawie, niezwłocznie, czyli w najkrótszym możliwie terminie. Jednak 25 marca pracownik UG poinformował o nowym komunikacje. W związku z pogorszeniem sytuacji epidemicznej sprawy urzędowe można będzie załatwić wyłącznie telefonicznie lub korespondencyjnie. Możliwy jest kontakt przez platformę epuap oraz przez platformę e-usługi. W rozmowie do form dodano też kontakt za pomocą poczty elektronicznej. Odpowiedź w swojej sprawie otrzymamy „niezwłocznie”.

W Urzędzie Gminy Górowo Iławeckie ograniczono bezpośrednią obsługę interesantów. Złożenie wniosku i odbiór dowodu osobistego, załatwienie sprawy pochówku są możliwe osobiście. Jednak w pierwszej kolejności obowiązują formy komunikacji telefonicznej i elektronicznej lub tradycyjnej oraz profil zaufany. Obowiązują terminy określone w Kodeksie Postępowania Administracyjnego.

W Starostwie Powiatowym w Bartoszycach prowadzona jest bezpośrednia obsługa w wydziale komunikacji, o czym pisaliśmy. W pozostałych wydziałach Starostwa nie ma bezpośredniej obsługi petentów. Jeżeli jednak sprawa wymaga osobistego załatwienia, mieszkańcy mogą umawiać się na konkretną godzinę w wyznaczonym pomieszczeniu. Obowiązuje zachowanie zasad reżimu sanitarnego.
Kontakt z urzędem jest możliwy telefonicznie, pocztą, e-PUAP-em, mailem oraz za pomocą skrzynki podawczej, znajdującej się budynku Starostwa. Odpowiedź otrzymamy w formie papierowej (drogą pocztową), lub elektronicznej (e-mail lub przez e-PUAP).

Wszystkie sprawy petentów w urzędzie załatwiane są w ustawowych terminach.
Urząd Miejski w Sępopolu jest otwarty na bezpośrednią obsługę mieszkańców. W godzinach 9.00-12.00 uruchomione zostało biuro podawcze, które umożliwia składanie wszelkich wniosków i podań. W przypadku bezpośredniej obsługi (dotyczy bardzo pilnych spraw, wymagających osobistej obecności) wprowadzono również zasady reżimu sanitarnego. Jednocześnie w urzędzie może przebywać dwóch interesantów, obowiązuje dystans społeczny, maseczka i dezynfekcja rąk.
Z urzędem można komunikować się za pomocą strony www.e.sepopol.pl (po wcześniejszej rejestracji i jednorazowej wizycie w Urzędzie Miejskim w Sępopolu ), poczty elektronicznej oraz profilu zaufanego. Wszystkie sprawy są załatwiane bez zbędnej zwłoki, tak szybko, jak na to pozwalają okoliczności i przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego.

Nie otrzymaliśmy odpowiedzi z Urzędu Miasta Bartoszyce.

Dariusz Dopierała