Bartoszycki Wydział Komunikacji ułatwia obsługę interesantów

O systemie rozmawiamy z Tomaszem Karolewskim, Naczelnikiem Wydziału Komunikacji w Starostwie Powiatowym w Bartoszycach.

— Pomysł na takie rozwiązanie zrodził się w zeszłym roku, w związku z dynamicznie rozwijającą się sytuacją epidemiologiczną. Od 22 lutego działamy z wykorzystaniem systemu kolejkowego, który reguluje i ustala kolejność wizyt w wydziale. Trzeba przy tym zaznaczyć, że jesteśmy w zaostrzonym rygorze sanitarnym i petenci nie mogą czekać w holu Wydziału Komunikacji. W związku z tym, obecnie to pracownik starostwa wywołuje daną osobę według kolejki.

— To jedyna możliwość umówienia się na wizytę?
— Poza obsługą interesantów w kolejności wynikającej z pobranych biletów, system kolejkowy dodatkowo umożliwia umówienie się na wizytę przez internet — informuje Tomasz Karolewski — rezerwacje internetowe traktowane są priorytetowo. Dlatego osoby z zarezerwowaną wizytą przez internet mają pierwszeństwo przed osobami, które pobrały bilet w biletomacie.
Sprawdziliśmy, jak działa system. Po wejściu na stronę bezkolejki.eu/spbartoszyce wybieramy jedną z trzech kategorii spraw, dzień oraz godzinę pamiętając, że godzina jest orientacyjna. Za pomocą systemu możemy umówić wizytę z wyprzedzeniem od następnego dnia, do 10 kolejnych dni.

— Czy dzięki temu szybciej załatwimy swoją sprawę?
— Sam system nie wykona pracy za pracowników. Wszystkie czynności związane z poszczególnymi operacjami muszą zostać przez pracowników wykonane jak dotychczas. Zadaniem systemu jest uporządkowanie, rozładowanie kolejki, również poprzez możliwość rezerwacji internetowych, co niewątpliwie skróci czas oczekiwania na obsługę a nie samą obsługę. Wdrożenie systemu pozwoli również na uniknięcie sytuacji, w której petent oczekując w kolejce np. dwie godziny, nie zostanie obsłużony z uwagi na zakończenie pracy. Sprzężony z systemem internetowym biletomat uwzględni ilość czynnych stanowisk, rezerwacji internetowych i wydanych biletów i wygeneruje odpowiednią ilość biletów, z wyprzedzeniem informując petenta, że kolejka jest zablokowana. Warto zaznaczyć, że jeden bilet lub jedna dokonana rezerwacja przyporządkowane są jednej sprawie. W przypadku kilku spraw należy pobrać odpowiednią ilość biletów. Aktualnie system umożliwia dokonanie maksymalnie dwóch rezerwacji internetowych dziennie w zakresie danej kolejki dla jednej osoby. W związku z obecnymi obostrzeniami, w celu załatwienia sprawy należy pobrać bilet i oczekiwać na zewnątrz budynku na wywołanie przez pracownika starostwa. Docelowo rozważamy możliwość zamontowania zewnętrznego głośnika, który będzie równolegle udzielał informacji dźwiękowej, wywołując określone numery biletów. Usługa rezerwacji internetowej cieszy się sporym zainteresowaniem. Ponieważ system zapewnia raportowanie, wiemy że już są dni, w których 80% terminów rezerwacji internetowych było wykorzystanych.
— Dziękuję za rozmowę.

Jak być Jak być # COVROE w Wydziale Komunikacji?
Na zakończenie przedstawiamy kilka wskazówek.
— Rejestrujmy się w miarę możliwości przez internet pamiętając, że godziny są orientacyjne.
— Zbycie, bądź nabycie pojazdu możemy zgłosić za pośrednictwem strony gov.pl, korzystając z profilu zaufanego.
— Pod budynkiem czekajmy, aż pracownik wywoła nasz numer.
— Zachowujmy dystans społeczny, minimum 1,5 metra. Obowiązkowa jest maseczka i dezynfekcja.
— Pamiętajmy o możliwości płatności elektronicznych za pomocą np. smartfona.