Jak prawidłowo przechowywać dokumentację papierową?

Mimo coraz większego zainteresowania elektronicznymi dokumentami, ich papierowe odpowiedniki nadal dominują w większości polskich firm. Podstawowym problemem związanym z ich użytkowaniem jest zapewnienie im odpowiedniego miejsca do przechowywania. Wybrane meble muszą nie tylko oferować wystarczającą pojemność, w której zmieszczą się wszystkie teczki i segregatory z dokumentami, ale także być wyposażone w szereg udogodnień, ułatwiających codzienne korzystanie z ich funkcjonalności oraz zabezpieczenia, chroniące ich zawartość. Sprawdźmy, jakie meble najlepiej nadają się do przechowywania firmowej dokumentacji.

Szafy na dokumenty są produkowane z różnego rodzaju materiałów. Zdecydowanie najczęściej spotykanymi meblami w tej kategorii są szafy z MDF, które niewiele różnią się od typowych mebli domowych. Nie są to jednak rozwiązania na tyle wytrzymałe i solidne, aby mogły służyć przez długi czas w biurze. Intensywne ich użytkowanie szybko odbija się bowiem nie tylko na ich estetyce, ale także funkcjonalności. Zamiast mebli z MDF, do przechowywania dokumentów firmowych, warto więc wybrać szafy metalowe.

Szafa metalowa, w której można przechowywać dokumenty, to specjalny mebel, zaprojektowany specjalnie z myślą o zastosowaniach biurowych. Występuje w różnych rozmiarach i konstrukcjach, co pozwala na jego umieszczenie w każdej firmie. Szafy metalowe mogą być wyposażone w drzwiczki zamykane na klucz lub zamek szyfrowany lub posiadać otwartą konstrukcję, która świetnie sprawdzi się do tymczasowego przechowywania „świeżych” dokumentów, zanim zostają przeniesione do zasobów archiwalnych. Często spotykanym rozwiązaniem są także nieduże szafy z żaluzjami zamiast drzwi, które oferują szybki i łatwy dostęp do swojej zawartości.

Największym atutem każdej szafy metalowej na dokumenty jest jej wzmocniona, solidna konstrukcja. Są one produkowane ze specjalnej blachy, która charakteryzuje się wysoką odpornością na czynniki zewnętrze oraz gwarantuje właściwą ochronę dokumentów poufnych, w zgodzie z aktualnie obowiązującymi przepisami.

Szafa metalowa na dokumenty jest ponadto meblem bardzo praktycznym i funkcjonalnym. W jej wnętrzu znajdują się solidne i wytrzymałe półki, które są w stanie znieść duże obciążenia, dodatkowe szuflady na drobne akcesoria, a także kółka, dzięki którym można wygodnie zmieniać położenie szafki, przestawiając ją z miejsca na miejsce, bez konieczności opróżniania z zawartości.

Zamykane na zamek szafy metalowe świetnie chronią swoją zawartość przed dostępem do niej niepowołanych osób. Ich bazową funkcjonalność w tym zakresie można dodatkowo rozszerzyć, zamawiając szafę ze specjalnym zamkiem np. szyfrowanym lub wyposażoną w osobną skrytkę zamykaną na zamek szyfrowany, która może pełnić rolę biurowego sejfu.

Niektóre metalowe szafy na dokumenty posiadają także ognioodporną konstrukcję, która skutecznie chroni ich zawartość przed pożarem i innymi zdarzeniami losowymi. Szafa metalowa z odpowiednią funkcjonalnością jest więc rozwiązaniem zdecydowanie wartym inwestycji, jeśli zależy nam na właściwym przechowywaniu cennej, firmowej dokumentacji.